Partir de la dépense réelle
Avant de fixer un budget, il faut connaître la dépense actuelle. Recensez les abonnements actifs, avec leur coût mensuel ou annuel, à partir des factures et du relevé bancaire.
Classer par service et par poste
Répartissez les coûts par service, puis par catégorie d'outil. Cette vue montre quels services dépensent le plus, et permet de responsabiliser chaque responsable de service sur son périmètre.
Prévoir les échéances
Associez à chaque abonnement sa date de renouvellement. Le budget de l'année se construit autour de ces dates : ce qui se renouvelle au troisième trimestre se décide avant l'été.
Fixer une règle pour les nouveaux achats
Un budget tient seulement si les nouveaux achats suivent un circuit.
- Définir qui peut valider un nouvel abonnement, et jusqu'à quel montant.
- Prévoir une demande rapide, pour que le circuit officiel ne soit pas plus lent que la carte bancaire.
- Ajouter chaque nouvel outil à la liste le jour de l'achat.
Réviser chaque trimestre
Comparez le budget à la dépense réelle, retirez les outils sans utilisateur et ajustez les sièges. Valunia présente les coûts par service et par poste, avec un calendrier des échéances, pour que cette revue prenne quelques minutes.
