Pourquoi les licences restent inutilisées
Un collaborateur change de poste, quitte l'entreprise ou n'a jamais adopté l'outil. Le siège reste attribué et facturé. Comme la facture ne change pas, personne ne s'en aperçoit.
Comment repérer une licence inactive
Une licence inactive est une licence payée dont le titulaire n'a pas ouvert l'outil depuis un certain temps. Il faut donc mesurer l'usage, pas seulement compter les sièges.
- Demander à l'éditeur un rapport de dernière connexion, quand il existe.
- Croiser la liste des sièges avec la liste des collaborateurs présents.
- Mesurer l'ouverture des outils, par exemple avec l'extension « Mes outils » de Valunia.
Fixer un seuil d'inactivité
Un seuil évite de juger sur une absence de quelques jours. Dans Valunia, une licence est considérée inactive après 35 jours sans ouverture. Adaptez le seuil aux outils : un outil utilisé chaque trimestre ne se juge pas comme une messagerie.
Réattribuer avant de résilier
Avant de supprimer un siège, regardez si un collègue en a besoin : la licence est déjà payée, la réattribuer évite d'en acheter une nouvelle. Si personne n'en a besoin, réduisez le nombre de sièges à la prochaine échéance, dans le respect du préavis du contrat.
