Qu'est-ce que le shadow IT ?
Le shadow IT désigne l'ensemble des logiciels et services en ligne utilisés dans l'entreprise sans validation de la direction ou du responsable informatique. Dans une PME, il prend rarement la forme d'un piratage : c'est presque toujours un outil de bonne foi, souscrit pour gagner du temps.
On y trouve des outils de gestion de projet, de design, de visioconférence, de stockage ou d'intelligence artificielle, souscrits par un service ou une personne seule.
Les trois risques pour une PME
Le shadow IT n'est pas seulement un sujet de cybersécurité. Pour une PME, il pèse sur trois terrains.
- Les coûts : des abonnements oubliés, des doublons entre services, des licences payées sans utilisateur.
- Les données : des documents d'entreprise déposés dans un outil dont personne ne connaît les conditions ni l'hébergement.
- La conformité : un outil qui traite des données personnelles doit figurer dans le registre des traitements du RGPD, ce qui est impossible si l'entreprise ignore qu'il existe.
Pourquoi il apparaît
Le shadow IT naît d'un besoin réel que le circuit officiel ne couvre pas assez vite : un outil à tester, une fonctionnalité manquante, un paiement par carte facile à faire. Interdire sans proposer d'alternative déplace le problème au lieu de le résoudre.
Le reprendre en main en 4 étapes
Une méthode simple, qui ne demande ni outil complexe ni procédure lourde.
- Recenser : rassembler les factures reçues par e-mail, les relevés bancaires et les abonnements déclarés par les équipes.
- Qualifier : pour chaque outil, noter qui l'utilise, ce qu'il coûte et quelles données il contient.
- Décider : garder, regrouper avec un outil existant, ou résilier. Associer le responsable du service à la décision.
- Cadrer : fixer une règle claire pour les futurs achats (qui valide, sous quel montant), avec un circuit de demande rapide.
Comment Valunia aide
Avec votre accord, Valunia lit les factures d'abonnements reçues par e-mail et analyse un relevé bancaire importé pour retrouver les paiements récurrents. L'extension « Mes outils » mesure l'ouverture des outils par les collaborateurs. Les outils non déclarés remontent au responsable du service, qui décide.
