Pourquoi la liste est introuvable
Les abonnements se souscrivent à plusieurs endroits : la carte d'un collaborateur, le compte de l'entreprise, un prélèvement, une facture envoyée par e-mail à une seule personne. Aucune source ne contient la liste complète, et chaque départ ou changement de poste la rend moins fiable.
Les quatre sources à croiser
Pour une liste fiable, il faut croiser plusieurs sources, car chacune oublie une partie des abonnements.
- Les factures reçues par e-mail : elles donnent le fournisseur, le montant et la date.
- Le relevé bancaire : il montre les paiements récurrents, y compris ceux dont personne ne se souvient.
- La comptabilité : les comptes de charges liés aux logiciels et aux services en ligne.
- Les équipes : chaque responsable de service sait quels outils son équipe utilise vraiment.
Ce qu'il faut noter pour chaque outil
Une ligne par outil suffit, à condition qu'elle contienne les bonnes informations.
- Le fournisseur et l'usage de l'outil.
- Le responsable de l'abonnement dans l'entreprise.
- Le coût, la périodicité et le nombre de sièges.
- La date d'échéance et le délai de préavis.
- Le nombre de personnes qui s'en servent réellement.
Une routine simple pour la garder à jour
Une liste dressée une fois devient fausse en quelques mois. Prévoyez un point trimestriel de quinze minutes : nouveaux abonnements, échéances des trois prochains mois, outils sans utilisateur. Chaque achat d'outil doit passer par une demande qui alimente la liste.
Valunia automatise la collecte : avec votre accord, elle lit les factures reçues par e-mail, analyse un relevé bancaire importé et présente tous les abonnements sur une seule interface, avec leur calendrier d'échéances.
