Ce que le tableur fait bien
Un tableur est gratuit, flexible et connu de tous. Pour une dizaine d'abonnements tenus par une seule personne, il fait le travail : une ligne par outil, le coût, l'échéance.
Ses limites
Les problèmes arrivent avec le nombre d'abonnements et le nombre de personnes qui achètent.
- Il dépend de la saisie : un abonnement non noté n'existe pas, et rien ne signale un oubli.
- Il ne dit pas qui utilise l'outil : le nombre de sièges payés n'indique pas le nombre de sièges utilisés.
- Il ne prévient pas : une échéance ou une hausse de prix passe inaperçue tant que personne n'ouvre le fichier.
- Il vieillit mal : la personne qui le tient part, les colonnes divergent, plusieurs versions circulent.
Ce qu'apporte un logiciel dédié
Un logiciel alimente la liste à partir des factures et des paiements, mesure l'usage, alerte avant les échéances et chiffre les économies. Il réduit la saisie manuelle, qui est la première cause de liste fausse.
À quel moment passer au logiciel ?
Quelques signes simples indiquent que le tableur ne suffit plus.
- Plusieurs services achètent des outils de leur côté.
- Vous avez déjà payé un renouvellement que vous vouliez annuler.
- Personne ne sait dire combien de licences sont inutilisées.
- La mise à jour du fichier est devenue une corvée que l'on repousse.
Passer du tableur au logiciel sans repartir de zéro
Vous n'avez pas à jeter votre fichier : avec Valunia, vous importez le tableur en CSV, puis les factures le tiennent à jour. Vous pouvez exporter en CSV à tout moment.
